Inrichten van een samenwerkingsmethode
Om een gestructureerde manier van samenwerken te waarborgen, heb ik een vaste mappenstructuur opgezet en geïmplementeerd binnen het team. Dit zorgde ervoor dat alle bestanden op een logische en consistente manier werden opgeslagen, waardoor teamleden eenvoudig toegang hadden tot de benodigde documenten.
De uitgangspunten van deze structuur waren:
Elk teamlid kreeg een eigen map voor persoonlijke en projectgerelateerde bestanden.Er waren algemene mappen voor gedeelde bestanden, zoals foto’s en video’s. Bestanden werden correct benoemd en georganiseerd om verwarring te voorkomen.
Door deze werkwijze ontstond er een duidelijke structuur waarin iedereen wist waar bestanden geplaatst en teruggevonden konden worden.
Toepassen en aansturen van de werkwijze
Als verantwoordelijke voor de structuur zorgde ik ervoor dat deze werkwijze niet alleen werd opgezet, maar ook werd nageleefd. Dit deed ik door:
🔹De structuur uit te leggen aan het team en het belang ervan te benadrukken.
🔹Regelmatig te controleren of bestanden op de juiste plek stonden.
🔹Verkeerd geplaatste bestanden te corrigeren en betrokkenen hierop aan te spreken.
🔹Teamleden in groepsgesprekken te herinneren aan het belang van de structuur.
Hierdoor werd de structuur niet alleen ingevoerd, maar ook actief onderhouden en verbeterd.
Waarde benoemen van de werkwijze
De vaste structuur had meerdere voordelen:
🔹Efficiëntie: Teamleden hoefden minder tijd te besteden aan het zoeken naar bestanden.
🔹Duidelijkheid: Iedereen wist precies waar documenten stonden en waar ze hun eigen bestanden moesten opslaan.
🔹Minder miscommunicatie: Er ontstond geen verwarring over documentlocaties, wat leidde tot een soepelere samenwerking.
Zonder deze structuur zou er waarschijnlijk veel tijd zijn verspild aan het zoeken naar bestanden, wat ten koste zou gaan van de productiviteit en de samenwerking binnen het team.
Invalshoeken en gevoelens van betrokkenen beschrijven
Niet iedereen was direct gewend aan de nieuwe structuur. Sommige teamleden vonden het in het begin lastig om hun bestanden volgens de richtlijnen op te slaan. Anderen zagen er juist meteen de voordelen van in en waardeerden het overzicht.
Om ervoor te zorgen dat iedereen zich prettig voelde bij de structuur, vroeg ik regelmatig om feedback en hielp ik klasgenoten die moeite hadden met de nieuwe werkwijze. Hierdoor groeide de acceptatie en gingen steeds meer teamleden actief bijdragen aan het behouden van de orde in de mappen.
Rekening houden met gevoelens en invalshoeken bij voorstellen van oplossingen
Bij het handhaven van de structuur hield ik rekening met de verschillende werkstijlen binnen het team. In plaats van strikt regels op te leggen, legde ik uit waarom de structuur belangrijk was en gaf ik ruimte voor suggesties. Sommige klasgenoten gaven bijvoorbeeld aan dat ze liever met submappen werkten binnen hun persoonlijke map. Hier hebben we samen een oplossing voor gevonden die aansloot bij de algemene structuur, maar ook flexibel genoeg was voor individuele voorkeuren.
Daarnaast probeerde ik nuttige Feedback te geven. Wanneer bestanden verkeerd geplaatst waren, corrigeerde ik dit niet alleen, maar besprak ik het ook op een vriendelijke manier met de betrokkenen. Dit zorgde ervoor dat klasgenoten zich niet bekritiseerd voelden, maar juist gemotiveerd werden om de structuur te volgen.
STAR-Reflectie: Handhaven van een Mappenstructuur
Situatie
Binnen ons team was er behoefte aan een efficiënte en overzichtelijke manier om bestanden te beheren. Zonder een duidelijke structuur ontstond er regelmatig verwarring over de locatie van documenten, wat leidde tot tijdverlies en miscommunicatie. Om de samenwerking soepeler te laten verlopen, werd besloten een vaste mappenstructuur in te voeren.
Taak
Mijn taak was om deze structuur op te zetten, uit te leggen aan het team en ervoor te zorgen dat iedereen deze consequent gebruikte. Daarnaast was het mijn verantwoordelijkheid om fouten in de indeling te corrigeren en teamleden aan te moedigen zich aan de werkwijze te houden.
Actie
Om de structuur te implementeren en te handhaven, heb ik de volgende acties ondernomen:
🔹Een logische mappenindeling opgezet en deze gepresenteerd aan het team.
🔹Teamleden geïnformeerd over het belang van deze structuur en hoe deze correct te gebruiken.
🔹Regelmatig gecontroleerd of bestanden op de juiste plek stonden en indien nodig gecorrigeerd.
🔹Collega’s op een constructieve manier aangesproken bij foutieve plaatsingen en geholpen met het wennen aan de werkwijze.
🔹Open gestaan voor feedback en indien nodig aanpassingen gedaan om beter aan te sluiten op de behoeften van het team.
Resultaat
Dankzij deze aanpak werd de samenwerking binnen het team efficiënter. Bestanden waren eenvoudig terug te vinden, wat zorgde voor minder frustratie en tijdverlies. Teamleden begrepen het nut van de structuur en hielden zich er steeds beter aan. Ook gaf de open communicatie ervoor dat weerstand werd verminderd en dat iedereen zich gehoord voelde. Uiteindelijk heeft deze methode bijgedragen aan een beter georganiseerde en productievere samenwerking.
